¿De qué hablamos cuando hablamos de innovación?
18/10/21
Juan

¿Eres de los que siente un escalofrío recorriéndole la espalda cuando mencionan la palabra “innovación” y le cuentan que aplicándola le pueden ayudar a llevar su negocio al siguiente nivel?

¿Eres de los que automáticamente piensa: “Pero si yo no necesito de esos procesos complejos de los que he oído hablar en algún sitio, ni tecnicismos de esos raros”?

¿Eres quizá de los que dicen: “¿Y eso de la IA? Todo me suena a chino, no lo comprendo, lo veo complicado y seguro que me va a entorpecer en mi día a día”?

Sí, probablemente eres de los que cree que no necesita la “innovación” y se repite a sí mismo: “¿Pero qué voy a necesitar? Si en mi negocio todo está bajo control y va rodado”.

Claro que seguro que también estás pensando: “Además, no tengo tiempo para esto. Estamos a fin de mes y tengo mil cosas que hacer: la facturación sigue pendiente porque no puedo sacar los datos de los trabajos completados y cruzarlos con mis cinco “monstruo-excel” para que me den la foto fija de la situación contable. Y todavía tengo que revisar cómo de atascada está mi gente y ver si nos estamos saliendo de madre con los presupuestos. Son muchas cosas que sumar y que me llevan buena parte de la última y primera semana del mes…”.

Y entonces puede que reconozcas: “Bueno, quizás SÍ necesite un poco de ayuda… Oye, ¿qué queréis decir con que me podéis ayudar con innovación?”.

Cuando te hablamos de innovación estamos teniendo en cuenta la escala de tu negocio, tus requerimientos, aquello que claramente necesitas en tu día a día, eso que estás haciendo y debes evitar. Porque cuando hablamos de innovación no nos referimos únicamente a agregar microservicios ni tecnologías IA. No todos los negocios necesitan estas mejoras, pero sí otras, aparentemente más sencillas, que nadie decide llevar a la práctica, aunque no hacerlo suponga tener a tres de tus empleados enfrascados en la misma tarea durante semana y media. ¿Y por qué sucede esto? Pues porque lo que hay funciona, mal pero funciona, o por miedo al cambio.

Por todo ello, cuando hablamos de innovación no tenemos que estar hablando necesariamente de tecnologías o de metodologías complejas. Podemos estar hablando sencillamente de mejorar procesos ya existentes, simplificándolos y automatizándolos para lograr, por ejemplo, un ahorro de recursos humanos y de tiempo.

 

En casa del herrero…

Aplicamos la innovación en nuestra propia compañía

Y sabemos de lo que hablamos porque nos ha pasado. Somos humanos. Cometemos errores, claro. El nuestro lo teníamos tan interiorizado que no veíamos que realmente se había convertido en un problema para nuestra empresa. Se trataba de algo que era susceptible de mejorar, debía facilitar la vida a nuestros compañeros y permitir a los cargos directivos obtener una información precisa con rapidez para poder tomar decisiones de una forma más fluida. Pero el árbol –el día a día– no nos dejaba ver el bosque.

Hasta que en un caso reciente abrimos los ojos y por fin nos dimos cuenta del fallo que cometíamos. Sí, en nuestra gestión de proyectos había un problema. Resulta que, a finales de mes, el personal de administración y los gestores de proyectos se pasaban días casando datos para realizar la facturación y el control de presupuestos. Los procesos funcionaban, es verdad, el trabajo siempre acababa saliendo, es cierto, pero todo era muy costoso en recursos humanos y tiempos.

Por supuesto que usábamos aplicaciones de gestión, solo faltaba. Pero las herramientas no tenían conectividad entre ellas, lo cual nos obligaba a utilizar una tercera herramienta para poder unir los datos, todo ello de forma totalmente manual. No, en pleno siglo XXI aquello ya no era viable. Había que solucionarlo.

 

Innovando en la gestión de proyectos y recursos. Nuestra propia aplicación de gestión de tiempos y presupuestos

Así que nos pusimos manos a la obra. Analizamos las herramientas empleadas por los diferentes departamentos y descubrimos que en algunas de ellas solo teníamos acceso a parte de los datos mediante API, que, para entendernos, son algo así como una puerta implementada en aplicaciones que permite, entre otras cosas, acceder a los datos de una forma automatizada. La otra parte de la información, ya os lo imaginaréis, no estaba disponible o la aplicación no disponía de una API.

Esto no nos paró. Seguimos investigando y así diseñamos una metodología que nos permitió acceder a esa información, que antes estaba tras un muro aparentemente infranqueable, de una forma totalmente mecanizada y desatendida.

Ahora que ya teníamos acceso a todos los datos necesarios comenzamos a construir sobre esa base una aplicación web en la que se pudieran cruzar e interactuar los datos de forma automatizada. Lo que antes llevaba demasiadas horas de trabajo manual, con el riesgo de que un fallo humano provocara un sesgo en la información, quedó simplificado en un nuevo proceso que devuelve los datos masticados en pocos segundos sin posibilidad de error. Era perfecto.

 ¿Perfecto? Bueno, no al 100%. No todavía. El diseño también era importante, mucho. La nueva aplicación debía ser, además de útil, rápida, fácil de usar y visualmente moderna. Los datos son primordiales, pero igual de relevante es que al usuario final le sea cómoda, ya se trate de un cliente o un compañero de otro departamento.

 Como resultado final de todo aquel proceso ahora contamos con una aplicación que ha permitido a nuestros compañeros reducir considerablemente su carga de trabajo, optimizándolo, haciéndolo más eficiente. Es, además, una herramienta que continúa evolucionando, añadiendo nuevas funciones para simplificar otros procesos y que los usuarios puedan centrarse en analizar los datos, no en construirlos.

 

Innovar no es una opción. Es crecimiento de negocio

Por todo ello, es importante reflexionar sobre los procesos diarios que desarrollamos en nuestra empresa, ver qué estamos haciendo y preguntarnos si es posible su mejora. Porque se puede comenzar con una mejora de los flujos de trabajo e ir incorporando poco a poco otras innovaciones. ¿Y si metemos un bot proactivo? ¿Podríamos analizar y clasificar de forma automática el estado de ánimo de los mensajes que nos van llegando? ¿Es posible agregar un ejercicio en mi plataforma que a partir de una noticia real la plataforma extraiga conceptos y realice preguntas orales al alumno de forma totalmente dinámica?

 

La respuesta a todas esas preguntas es SÍ. Podemos ayudarte a innovar.

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